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小型会议计划的预防措施是什么? - 成都活动策划公司

无论是大型会议还是中小型会议,对于活动策划人员来说都不可忽视。我们必须尽力解决可能出现的问题。在策划中小型活动时,一般应该注意哪些问题?

1、 现在,在圆桌会议上展示客人姓名标签更受欢迎,因为这样客人就不分主次,但如果会场内没有圆桌会议室怎么办?那我们就得选长型。长型会议桌必须根据客人的身份和优先顺序安排。在这方面,用更多的心是非常重要的。一般来说,会议主持人应该坐在右前方,嘉宾的主角应该坐在对面,等等。当然,也可以灵活掌握,但必须有利于来宾的发言,改善会议气氛。

2、 投影屏应尽量不遮挡会议室的会议主题屏或会旗。扩声设备应在会议开始前一小时进行调试。

3、 花果的布置一定要明亮,水果一定要新鲜美观,都是为了给沉闷的会议室增添一点光线。当所有这些准备就绪时,可能会有客人提前到达。这时,一定要做好接待工作,不要让客人觉得冷,并给每位与会者发一份会议材料,包括会议纸袋、笔记本和笔。然后,当客人陆续到达时,欢迎他们进入房间,并命令场馆服务人员倒茶。

会议管理:会议管理看似简单,但实质上,要想做好,就必须放弃一些艰苦的努力。应该强调会议的质量。会议中手机响个不停,抽烟低语,迟到早退,不能谈主题,不能在会上发言,会后抱怨,都是会议质量差、会议作风差的典型例子。

会议管理应注意以下几点:

1、 召开会议应事先明确三个角色:会议主持人、会议日程安排和会议纪要主持人。他们的职责是宣布会议开始,提出会议议题,掌握会议时间,落实会议制度,总结会议内容,跟踪会议结果。会议日程安排对于把握整个会议主题,防止其脱离主题具有重要作用。一般由最高级别的与会者主持,负责控制会场秩序,紧跟主题,指***言人,总结会议的优缺点。会议纪要,详细记录会议要点和细节,准备会议纪要,以便会后做出客观的会议评价。发挥支持作用,负责准确记录会议要点,发布会议纪要,最终确定执行人和完成时间。

2、 制定会议纪律,严格遵守分发给大家的会议材料中的“会议纪要”。例如,在进入会场前将手机设置为震动或关机,参与者进入会场前也应提醒。

3、 主持人和调度员采用多种方式,使会议贴近主题,改善会议气氛,使大家敢于发言、参与发言,达到预期效果。每个人的沉默对会议本身不是一件好事。只有让与会的每一个人围绕这个话题说出自己真正想说的话,才能把真正有价值的东西达到会议的最高境界。

会议跟踪:会议组织者除通知和组织会议外,还必须确保会议确定的会议目标和任务得到充分落实。与会人员在会议上充分讨论事项后,必须立即确定事项负责人、协调部门和完成时间。最后,会议跟踪监督工作不容忽视。只有监督完成了会议的事项,会议才能真正结束。我们需要提醒大家,无论是会议筹备还是会议管理,甚至是最后的会议跟踪,以上都是会议成功的重要一步,都应慎重对待。