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年会策划要怎么做才算成功?

  年末即将到来,如何策划年会也成为我们经常讨论的话题,年会策划不仅仅是了解流程,还要在于把控很多细节,下面成都年会策划就来为大家说一说!

  年会策划的概念

  企业为了激扬士气,营造组织气氛、深化内部沟通、促进战略分享、增进目标认同,并制定目标,为新一年度的工作奏响序曲,通常会在年底举行产生一定的社会效益和经济效益的庆典和庆祝,这就叫年会,而专业的策划机构为企业制定庆祝和庆典内容的这样一个过程,就叫做年会策划,专门做这种策划过程的,就是年会策划公司。

  如何策划一场成功的企业年会活动?

  企业年会场地选择

  场地可以选择户外,也可以选择在室内。根据年会规模的大小,人数少的年会可以直接安排在企业的办公场所,人数多的则选择酒店或则一些大型场所。酒店有不同的星级,从企业形象的角度来说,企业的年会宜选择五星级或四星级酒店。

  酒店有不同的风格,不同的定位,选择酒店的风格要注意与企业年会的内容相统一。还要考虑地点的交通便利与易于寻找。包括泊车是否方便?

  我们在寻找年会的场所时,还必须考虑以下的问题:

  如何策划年会会议厅容纳人数?主席台的大小?投影设备、电源?布景、胸部麦克风、远程麦克风?相关服务如何?住宿、酒品、食物、饮料的提供?价钱是否合理?有没有空间的浪费?

  背景布置。主题背景板,内容含主题、会议日期,有的会写上召开城市,颜色、字体注意美观大方,颜色可以企业VI为基准。酒店是否会代为安排。

  酒店外围布置,如酒店外横幅、竖幅、飘空汽球、拱形门等。酒店是否允许布置。当地市容主管部门是否有规定限制等等

  企业年会策划的步骤

  企业年会策划前期沟通

  每次年会策划的目的和愿景是需要在一开始就表达出来的。而每一年会策划的目的和愿景又需要表达出各利益相关者的共同利益。提出目的和愿景的用意在于,要为整个年会的运营提供明确的方向和注意的焦点。(意思就是在前期,偶客传媒公关会与客户进行深入细致的沟通,得到年会策划的方向与焦点。)

  愿景和使命可以分别表达,也可以放在一起表达。两者都具有简短、精确和励志的特点。愿景通常用来表达所要追求的长期成就和影响,而使命则更多的是表达企业本身为自己所设定的重要任务。

  企业年会策划创意的构想

  经过头脑风暴以后,偶客传媒公关创意策划团队对本次活动所要传递的核心价值已经形成了概念,并对其表现形式经过了可行性的论证后所形成构想。

  企业年会策划运行计划

  运行计划是完成活动的目标和任务的各项工作的核心,同时也是对活动战略的执行依据。运行计划通常包括的方面是:预算、市场营销计划、行政管理计划、舞台计划、调研和评估计划、风险控制计划、赞助计划、环境废物管理计划、节目内容计划、交通计划、现场销售计划以及人员计划。每一个单项的运行计划应包括:

  目标和任务。

  如何策划年会行动计划和时间安排。

  责任人及其相关的任务。

  监控系统,包括预算。

  资源的分配。(如:财务、人力、和支持的设备和服务。)

  有可能出现的风险以及解决方案列表。

  如何做出一个完美的企业年会策划?

  一,明确主题和目的

  不同的企业,年会的主题和目的也有所区别。比如生产销售型企业会在年会上将各地经销商团队聚集到一起,根据销售目标实现情况进行表彰鼓励,同时给其它销售团队激励;而服务型企业则多以娱乐性质的年会,让企业团队在年终的时候得到最大限度的放松。虽然目的有所区别,但有一点是明确的,即表彰总结全年的工作,并对未来新的一年提出新目标新展望,同时提高企业凝聚力。

  二,初步确定年会性质

  在确定了参与主体之后,就可以选择年会的性质。以娱乐休闲?旅游玩乐?企业拓展?活动抽奖?不同的年会性质最终会影响到年会的筹备团队及所需要的资金。

  三,企业年会策划技巧

  年会策划的技巧很多,现在只讨论两种方法。

  有一个比较能够表达我们主题的氛围设计,有时候大家在年会会场看到年会主题形象宣传板,很清晰,而且它有中英文,这些宣传板带出这次大会主题氛围,也带出了企业未来的远景和目标,这是很用心思的年会策划。我们应该重视通过场地的设计,气氛的设计,把年会活动的主题氛围带出来,这点往往有很多人不太重视,他们只考虑某一个活动环节上的创意,而忽略了场地上的创意。

  四,企业年会策划提交预算

  初步确定年会性质后,根据场地、交通、奖品等情况,可提交出一份初步的年会预算。当然,也有的企业会在年会筹备开始就确定预算,所有工作都在预算之内进行。

  五,企业年会策划分工执行

  策划执行方案的内容多种多样,这里举个例子:

  1、活动场地及酒店联络,责任人XXX。

  2、活动演出团队联络,演出节目内容安排,责任人XXX。

  3、拓展公司联络,拓展场地安排,拓展项目安排,责任人XXX。

  4、聚餐场地联络,餐饮内容安排,责任人XXX。

  5、年会物料筹备,年会节目安排,责任人XXX。

  6、项目总统筹,流程把控,责任人XXX。